Nguy cơ tăng chi phí là một vấn đề lớn

Trong quá trình lên kế hoạch sự kiện, mức chi phí ngày càng tăng là vấn đề đáng quan tâm, đặc biệt là do những thách thức mà đại dịch COVID-19 đi qua mang lại. Hậu quả của đại dịch COVID-19 đã buộc những người tổ chức sự kiện phải phân bổ nguồn lực bổ sung để tuân thủ các quy định về y tế và an toàn. Từ đó dẫn đến sự tăng lên trong chi phí, tạo ra áp lực tài chính đối với cả những người tổ chức và nhà cung cấp dịch vụ khách sạn. 

Vì vậy, người tổ chức sự kiện cần xem xét lại các phương pháp truyền thống của việc lập kế hoạch sự kiện để đảm bảo tính bền vững tài chính cho cả họ và bên khách sạn. Bên cạnh việc quản lý chi phí một cách chiến lược và sáng tạo, họ cũng cần đảm bảo sự kiện vẫn giữ giá trị hợp lý cho người tham gia mà vẫn mang lại trải nghiệm đáng giá và khó quên. Các khách sạn có thể cân nhắc việc cung cấp ưu đãi bổ sung cho những người tổ chức sự kiện nhằm nâng cao trải nghiệm. Có những ưu đãi đặc biệt gần ngày lễ hay giảm giá tại nhà hàng không? Các nhà quản trị cần tìm cách để làm cho trải nghiệm của sự kiện trở nên thú vị hơn mà không làm tăng chi phí, nhằm giữ người tham gia ở lại lâu hơn. Đội ngũ bán hàng, tiếp thị và vận hành của khách sạn cũng có thể hỗ trợ chiến lược này, hoạt động hiệu quả và minh bạch hơn.

Mối quan hệ giữa khách sạn và người lập kế hoạch cần được chú ý hơn

Trong việc điều hướng cách thức lên kế hoạch sự kiện hiện nay, việc xây dựng mối quan hệ gắn kết giữa bên khách sạn và nhà tổ chức sự kiện trở nên quan trọng hơn bao giờ hết. Việc hiểu rõ những thách thức mà người tổ chức sự kiện đối mặt giúp chủ khách sạn điều chỉnh dịch vụ của họ để đáp ứng những nhu cầu luôn thay đổi. Một số khách sạn gặp khó khăn trong việc đáp ứng đúng những nhu cầu ngày càng phức tạp của bên tổ chức sự kiện. Những người tổ chức sự kiện đảm nhận nhiều dự án một lúc và họ có rất nhiều công việc để làm. Họ cần sự hỗ trợ đầy đủ từ bên đối tác khách sạn, nếu không sự kiện có thể phải bị trì hoãn, sắp xếp lại, thậm chí là hủy bỏ vì không đủ nhân sự hoặc cơ sở vật chất không đáp ứng. Bằng cách hợp tác chặt chẽ với nhau và cung cấp giải pháp linh hoạt, hai bên có thể cùng nhau vượt qua các rào cản và đảm bảo sự thành công của sự kiện, ngay cả trong bối cảnh chi phí tăng cao, sự hạn chế về không gian và nhu cầu lớn.

Trải nghiệm và khả năng chi trả của người tham dự là quan trọng

Trong các sự kiện đáng nhớ, việc xây dựng trải nghiệm của người tham dự phù hợp là quan trọng nhất. Tin tốt cho các khách sạn và địa điểm là việc tạo ra một trải nghiệm tuyệt vời không hoàn toàn tốn kém. Những người tổ chức sự kiện có thể tìm kiếm những điều đơn giản, nhanh chóng và sáng tạo. Họ có thể biết rõ điều gì họ muốn làm nhưng lại có ngân sách hạn chế cho việc khảo sát địa điểm - và không có nhiều thời gian để lên kế hoạch. Giải pháp ở đây là đáp ứng nhanh chóng nhu cầu của họ và dự đoán những cơ hội tiềm năng để cải thiện sự kiện tốt hơn. Bằng cách tối ưu hóa ngân sách, người tổ chức sự kiện có thể đảm bảo rằng người tham dự sẽ có một trải nghiệm hấp dẫn và sâu sắc mà vẫn không làm giảm chất lượng.

Nhìn chung, ngành dịch vụ khách sạn đang phải đối mặt với thách thức của việc tăng chi phí sau đại dịch COVID-19. Giải pháp cho vấn đề này là những nhà quản lý khách sạn cần ưu tiên xây dựng mối quan hệ gắn kết với bộ phận tổ chức sự kiện và tìm kiếm những phương pháp đổi mới, như tổ chức các sự kiện lấy cảm hứng từ lễ hội. Bằng cách này, chúng ta không chỉ tối ưu hóa ngân sách mà còn tạo ra những trải nghiệm đáng nhớ, gắn kết với khách hàng và sau cùng là củng cố tư cách của khách sạn như những người đóng góp quan trọng vào sự thành công của các sự kiện trong tương lai. Việc đón nhận những xu hướng phát triển này không chỉ là sự lựa chọn mà còn là một bước chiến lược cần thiết cho trong lĩnh vực tổ chức sự kiện của ngành lưu trú.