Xác định mục đích và đối tượng mục tiêu

Trước khi bắt đầu lên kế hoạch cho bất kỳ sự kiện nào, điều bạn cần là xác định rõ ràng về những mục tiêu của sự kiện, của chiến dịch và cách đo lường hiệu quả. Bạn mong muốn tăng tỷ lệ chuyển đổi và tăng doanh thu cho khách sạn, làm hài lòng khách hàng với các dịch vụ mở rộng hay tiếp cận nhóm đối tượng khách hàng mới? Bạn cũng cần xác định đối tượng mục tiêu của sự kiện, tìm hiểu về sở thích, những ưu tiên và thói quen du lịch của họ để từ đó, xây dựng các chiến dịch marketing cá nhân hóa hiệu quả nhất. Để hướng đến thành công cho sự kiện, bạn có thể bắt đầu bằng việc đưa ra mục tiêu theo mô hình S-M-A-R-T cùng chân dung khách hàng tiềm năng.

Lên kế hoạch sự kiện

Tiếp đó, điều bạn cần làm là xây dựng một kế hoạch cụ thể cho sự kiện của khách sạn, đi từ tổng quan đến chi tiết. Những yếu tố cần thiết, đem lại sự hấp dẫn cho sự kiện không thể không kể đến hình thức, chủ đề, nội dung và khung thời gian. Bạn nên chọn định dạng và chủ đề phù hợp với mục tiêu và đối tượng tiềm năng đã đặt ra từ bước 1 nằm trong khả năng ngân sách và nguồn lực. Đưa ra quyết định tổ chức một hội nghị gặp mặt, một workshop tương tác hay một buổi tiệc ra mắt sống động với một chút sáng tạo để xây dựng những ấn tượng thuận lợi và mối quan hệ lâu dài với khách hàng.

Ngoài ra, nội dung và khung chương trình của sự kiện cũng là những yếu tố cốt lõi giúp truyền tải thông điệp của doanh nghiệp một cách hiệu quả và thành công. Ví dụ như trong chuỗi nhà hàng có tổ chức workshop ẩm thực với nội dung bao gồm các tiết mục trình diễn nấu ăn hấp dẫn bởi các đầu bếp nổi tiếng và trải nghiệm thực tế cho người tham gia. Khung chương trình có sự kết hợp giữa các buổi trình diễn, phiên tương tác và thử nghiệm, đảm bảo bố cục tốt và thông tin truyền tải rõ ràng. Một sự kiện nội dung ý nghĩa cùng khung chương trình được xây dựng một cách logic, hấp dẫn sẽ nhận được các phản ánh tích cực về thương hiệu, và tạo tiếng vang dài sau khi sự kiện kết thúc​​.

Chiến dịch truyền thông, quảng bá

Cách thức quảng bá sự kiện chính là chìa khóa để thu hút người tham dự. Cho dù sự kiện của bạn có được lên kế hoạch tốt đến đâu, nó sẽ không tạo ra ảnh hưởng nếu việc truyền thông không hiệu quả. Trong chiến dịch của mình, các doanh nghiệp, quản lý sự kiện có thể sử dụng các phương tiện và kênh truyền thông điện tử để lan truyền thông điệp về sự kiện, như sử dụng email, các trang mạng xã hội, website và thông qua đối tác. Ngày nay việc sử dụng chỉ một nền tảng mạng xã hội sẽ không truyền đạt thông điệp một cách hiệu quả. Nhiều khách sạn dựa vào nhiều nền tảng để quảng bá các sự kiện của họ, trong khi một số khác thì đã thực hiện đa kênh. Trên mỗi nền tảng, bạn cần tạo những nội dung có hình ảnh hấp dẫn để thu hút sự chú ý và truyền đạt giá trị độc đáo mà sự kiện của bạn mang lại với mục tiêu mở rộng lượt tiếp cận, lan tỏa thương hiệu và tăng cường uy tín cho doanh nghiệp.

Khâu chuẩn bị chất lượng 

Quá trình thực tế hoá kế hoạch sự kiện là điểm chính của toàn bộ quá trình lên kế hoạch và chuẩn bị. Giai đoạn này là cơ hội cho khách sạn của bạn để tỏa sáng và để lại ấn tượng sâu sắc đối với người tham dự. Đảm bảo mọi chi tiết của sự kiện được lên kế hoạch khi ngày tổ chức đến gần. Đào tạo nhân viên để cung cấp các dịch vụ xuất sắc, chú ý đến từng chi tiết. Sự kiện được tổ chức một cách thuận lợi sẽ góp phần lớn đem lại trải nghiệm tích cực, nâng tầm hình ảnh thương hiệu của khách sạn. Ngoài ra, ban tổ chức có thể tích hợp công nghệ vào quá trình tổ chức như đăng ký, tạo trải nghiệm tương tác và thu thập dữ liệu nhằm tối ưu hóa trải nghiệm tổng thể của sự kiện.

Chiến lược hậu sự kiện

Kể cả khi người tham dự rời khỏi sự kiện thì đó chưa phải là kết thúc mà ngay sau đó, kế hoạch cho các hoạt động hậu sự kiện mới là cơ hội để nuôi dưỡng mối quan hệ với khách hàng và truyền tải sâu rộng hơn giá trị của sự kiện. Các nhà quản lý cần lên kế hoạch thực follow-up sau sự kiện, bao gồm việc thu thập phản hồi khách hàng từ khảo sát và đăng bài cùng hình ảnh chia sẻ những điểm nổi bật trong sự kiện. Nếu bạn muốn tăng doanh số bán hàng từ sự kiện, bạn có thể gửi email cá nhân cho khách hàng tham gia sự kiện các thông tin về ưu đãi đặc biệt với một số dịch vụ, yêu cầu xác nhận và mời họ tham gia. Việc tiếp tục kết nối sau sự kiện sẽ giúp củng cố vị trí thương hiệu trong tâm trí của người tham dự, tạo ra mối quan hệ lâu dài, bền vững với khách hàng.

Nói một cách ngắn gọn, Event Marketing mang lại tiềm năng lớn cho doanh nghiệp khi giúp cải tiến chất lượng dịch vụ du lịch nghỉ dưỡng. Hiệu quả thực sự của những trải nghiệm đáng nhớ là khó đo lường, và thông qua chiến lược Marketing qua sự kiện, thương hiệu của bạn có thể vượt qua nhiều đối thủ trên thị trường trong sự cạnh tranh của ngành dịch vụ khách sạn. Thông qua nghệ thuật marketing độc đáo, hấp dẫn, mỗi sự kiện trở thành một phần trong câu chuyện thương hiệu muốn truyền tải, không chỉ nâng cao chất lượng trải nghiệm dịch vụ mà hơn hết nâng tầm uy tín doanh nghiệp.​​